¿Qué es el proceso de mejora empresarial (BPI) a traves de un presupueso efectivo y reporting financiero?

PROCESS IMPROVEMENT FOR EFFECTIVE BUDGETING AND FINANCIAL REPORTING

NILS H. RASMUSSEN

CHRISTOPHER J. EICHORN

COREY S. BARAK

TOBY PRINCE

¿Qué es el proceso de mejora empresarial (BPI)?

Es una metodología sistemática desarrollada para ayudar a  una organización a hacer avances
significativos en el  funcionamiento de sus procesos empresariales. La mejora de procesos empresariales no es un concepto nuevo. Ha estado presente desde que han habido negocios cuyo dueño /director ha
perseguido la meta de realizar cambios para mejorar la manera en que las diferentes actividades   de  su empresa son manejadas. Los modernos proyectos  BPI pueden extenderse desde los muy amplios y caros, involucrando a toda persona en la organización, hasta los de corto plazo y altamente enfocados, involucrando solo a algunas personas.

Mejorar los procesos de presupuestación y reporting no tiene que ser una tarea principal en sí pero la retribución lograda debería hacer que el esfuerzo valga la pena. Dicho eso, si se tiene la intención de lograr mejoras mayores y altamente visibles, deben dedicarse cantidades significativas de tiempo, dinero,
y recursos en el proyecto.

Pocas   corporaciones puede afirmar tener procesos perfectos, y estudiando cuidadosamente  los procesos BPI y fragmentándolos en componentes más pequeños, cada actividad puede ser analizada, y por tanto mejorada. Los tres objetivos principales de BPI son:

1. Hacer procesos más efectivos para que den los resultados deseados.

2.Hacer procesos más eficientes minimizando los recursos usados.

3. Hacer procesos más adaptables cambiando cuando los negocios y las necesidades
del cliente cambian.

Un gran número de empresas han invertido en nuevo software para presupuestación  y reporting  sin pensar  también en perfeccionar sus procesos internos. Muchas personas aún piensan que la nueva tecnología por si sola  modernizará  su negocio. En la mayoría de los casos, esta manera de pensar 
reducirá dramáticamente  el rendimiento del capital invertido (ROI) en cualquier tecnología y eso no
contribuirá al ambiente analítico necesario para incrementar la competitividad de una empresa. Para que cualquier proyecto de mejoras sea exitoso, las metas deberían ser claramente establecidas antes de emprender cualquier actividad, y eso es válido también para los procesos BPI:

Los procesos BPI:

• Ayudan a preparar a la organización para afrontar retos futuros.

• Ayudan a preparar un sistema financiero y estadístico a medida.

• Proporcionan una guía para  establecer objetivos realistas hacia los que la organización puede hacer esfuerzos, así como también un mapa de rutas de cómo alcanzarlos.

• Pone la presupuestación y las actividades de reporting en un sistema organizado.

• Ayudan a explicar cómo la introducción del presupuesto finalmente conduce al resultado obtenido.

• Ofrecen una guía acerca de por qué se cometen  errores y cómo evitarlos.

• Proveen un medio para predecir y manejar los cambios.

• Mejoran la competitividad de la compañía mejorando
aspectos cruciales de la planificación y el proceso decisorio.

Fases de un proyecto  BPI 

Un proyecto BPI  puede estar dividido en cinco fases  lógicamente organizadas:

1. Investigación.

Investigar los procesos en curso, y documentar las oportunidades de mejora de manera que el nivel de mejora alcanzado por el proyecto BPI pueda ser medido más tarde. No importa dónde la fase de
investigación descubra las  oportunidades significativas de mejora, estas estarán documentadas y usadas en el argumento de ventas para la organización en la fase 2.

2. Venta.

Si la fase de investigación revela suficientes oportunidades de mejora que hacen importante llevar adelante el proyecto BPI, esta segunda fase enfoca la atención en crear un argumento de ventas para
conseguir que la dirección apruebe el proyecto, y luego venderlo al  resto de la organización.

3. Plan.

Crear un plan detallado de proyecto que describa cada actividad en el proyecto, incluyendo a las personas involucradas.

4. Diseño.

Dinamizar viejos procesos  y diseñar de nuevos, según se requiera. Una parte importante de esta
fase es documentar cualquier nuevo proceso.

5. Ejecución.

Implementar los procesos nuevos y mejorados, registrar medidas y mejoras, y hacer ajustes necesarios.